Cara kerja administrasi di sebuah perusahaan terdapat sejumlah divisi, salah satunya ialah bagian administrasi. Membahas cara kerja administrasi tentu akan lekat dengan tugas-tugas staff administrasi. Secara umum, tugas staff administrasi adalah mengorganisasi data atau kegiatan guna membuat sistem atau tujuan bisa tercapai dengan baik.
Untuk memahami cara kerja administrasi, ada baiknya mengetahui terlebih dulu tentang pengertian administrasi. Pengertian secara luasnya, administrasi ialah kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, mengorganisir dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan yang ada di kantor / instansi.
Baca juga : Cara Kerja Kartu Kredit yang Diterbitkan oleh Bank
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah:
1. George R. Terry
Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
3. Ulbert
Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.
4. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup tugas dari administrasi bida disebut sebagai tugas pelayanan yakni:
1. Menghimpun
Kegiatan ini berhubungan dengan mengumpulkan semua ketetangan yang berserakan atau berada tidak berdekatan sehingga siap dan mudah untuk digunakan saat diperlukan sewaktu waktu.
2.Mencatat
Kegiatan ini mengatur semua alat tulis, dan membuta keterangan sehingga berbentuk tulisan yang dapat di baca dan dikirim lalu disimpan.
3.Mengelola
Bidang atau kegiatan yang dilaksanakan pada kegiatan ini sangat bermacam-macam untuk membuat keterangan menjadi bentuk yang lebih berguna.
4.Mengirim
yakni kegiatan untuk berbagi cara mendistribusikan alat dari satu bidang ke bidang yang lainnya.
5. Menyimpan
adalah sebuah kegiatan yang melakukan penempatan dengan banyak cara dan alat pada tempat yang aman.
Tugas-tugas Staff Administrasi
1.Menerima Panggilan Telepon (atau komunikasi lainnya)
Staff admin kantor biasanya kerap bertugas untuk urusan komunikasi lewat telepon maupun media komunikasi lain. Baik menerima panggilan hingga melakukan panggilan dari pihak luar. Seorang admin perlu memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni. Kadang admin juga harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerja sama bisnis dan sebagainya.
2.Menyiapkan Agenda Kantor
Sebagai tindak lanjut dari komunikasi via telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan perwakilan perusahaan. Nah, tugas administrasi perkantoran juga meliputi pembuatan agenda untuk kegiatan semacam ini. Untuk mengagendakan jadwal pertemuan, diperlukan komunikasi dengan bagian lain agar jadwal dapat disusun dengan tepat dan tidak bertabrakan.
3.Membuat Surat
Tugas staff administrasi juga meliputi pembuatan surat untuk keperluan kantor. Surat yang dibuat oleh bagian administrasi umumnya bersifat resmi. Contohnya seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, dan surat lainnya.
4. Memastikan Persediaan Alat Tulis Kantor
Staff administrasi diharuskan melihat dan memastikan persediaan alat tulis kantor terpenuhi dengan baik. Hal ini nampak sepele, namun dari hal kecil inilah kegiatan kantor dapat terlaksana dengan baik dan nampak rapi.
5.Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja
Tugas admin lainnya ialah mempersiapkan tiket maupun akomodasi jika perusahaan akan melakukan kunjungan kerja ke luar kantor. Hal yang dipersiapkan biasanya meliputi penginapan, kebutuhan perjalanan, dan akomodasi lainnya. Tugas ini dilakukan supaya alur keuangan kantor dapat terencana dan terorganisir dengan baik.
6. Mengelola Dokumen Perusahaan
Dokumen yanh dimaksud adalah dokumen-dokumen penting perusahaan, misalnya laporan keuangan, notulensi rapat, dan lainnya. Staff administrasi harus mempunyai skill perkantoran secara umum serta daya fokus dan kesabaran yang besar
7.Melakukan Entri Data Perusahaan
Urusan entri data menjadi salah satu tugas administrasi yang sangat penting. Data informasi konsumen, data transaksi dari klien, dan data lainnya harus direkap dengan baik. Kegiatan menginput dan mengolah data ini harus dilakukan dengan ketelitian yang baik. Data-data seperti nomor telepon, alamat, dan lainnya harus direkap secara terstruktur agar mudah dicari.
8.Melakukan Pengarsipan Data
Arsip data bisa dibedakan jadi dua, yakni arsip data fisik dan digital. Arsip data fisik meliputi bukti transaksi, surat jalan, laporan, dan sebagainya. Sedangkan arsip digital disimpan dalam bentuk file di komputer maupun di cloud. Pengarsipan data tersebut dilakukan agar data atau file tersimpan secara rapi dan terstruktur.
Keterampilan yang Menunjang Cara Kerja Administrasi
Agar dapat bekerja secara maksimal, urusan administrasi perlu ditunjang dengan sejumlah keterampilan. Pertama, staff administrasi dituntut untuk bisa teliti. Hal ini karena pekerjaannya yang berurusan dengan mengorganisir dan merekap data hingga menyusun agenda kantor.
Kedua, staff administrasi harus bekerja dengan cermat dan tenang. Penting untuk tetap tenang ketika bekerja di bawah tekanan. Hal ini perlu dimiliki karena hasil pekerjaannya akan langsung dipertanggung jawabkan atau diberikan ke atasan langsung yang biasanya sangat berpengaruh di perusahaan.
Ketiga, staff administrasi pastinya selalu bekerja dengan orang lain yang sifat dan karakternya beragam. Oleh karenanya, dari sifat yang berbeda-beda tersebut diharapkan staff administrasi dapat bekerja sama dengan tim-tim yang terlibat.
Fungsi dari Staff Administrasi
adminstrasi ini memang memegang peranan penting. Dilihat dari fungsinya, administrasi ini akan meliputi :
1. Perencanaan (Planning)
Planning sendiri adalah sebuah teknik menyusun rencana, yang diperlukan, dalam sebuah kegiatan administrasi, misalnya saja, dalam hal mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan tertentu.
2. Penyusunan (Organizing)
Penyusunan ini adalah sebuah kegiatan susun menyusun dalam bentuk sebuah hubungan kerja, antara 1 dengan yang lainnya, hingga membentuk sebuah kesatuan usaha, dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan bersama.
3. Pengadaan Tenaga Kerja (staffing)
Staffing sendiri adalah salah satu fungsi lain dari adminstrasi atau manajemen. Terutama manajemen personalia, yang nantinya mengorganisir para calon tenaga kerja, mulai dari proses perekrutan, pengembangan sumber daya yang dimilikinya, usaha untuk memberikan tugas yang tepat sesuai kemampuan masing-masing. Tentunya hal ini dilakukan, agar masing-masing personal mampu memberikan daya guna lebih pada organisasi atau perusahan itu sendiri.
4. Pengarahan / bimbingan (Directing)
Pengarahan atau directing ini adalah salah satu fungsi dari sebuah manajemen yang berhubungan dengan memberikan bimbingan. Perintah, saran, dan tugas lainnya dengan baik. Tentunya hal tersebut benar-benar tertuju pada tujuan yang diberikan di awal (tujuan perusahaan).
5. Koordinasi (Coordinating)
Koordinasi ini adalah sebagian dari fungsi manajemen, ketika melaksanakan aneka kegiatan, agar berjalan dengan sebagaimana mestinya, guna menghindari berbagai kekacauan, kekosongan kegiatan, keributan, dan hal-hal lainnya. Hal seperti ini dilakukan untuk menyatukan serta menyelaraskan sebuah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh para bawahan dalam satu ruang lingkup yang sama, agar lebih terarah, sehingga usaha untuk mencapai maksud dan tujuan sebuah organisasi dapat tercapai dengan baik.
6. Penyampaian (Reporting)
Penyampaian informasi atau reporting ini, adalah sebuah sistem manajemen yang diberikan untuk menyampaikan perkembangan, dari hasil sebuah kegiatan atau yang lainnya, dalam bentuk keterangan. Keterangan inilah yang nantinya akan disusun secara rapi dan rinci, dan diberikan pada pihak pejabat atau atasan yang berwenang, untuk laporan tersebut. Sehingga pihak tersebut, mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang dilakukan sudah selesai dilakukan dan berjalan dengan baik.
7. Keuangan (Budgeting)
Berikutnya dan sekaligus yang terakhir adalah tentang budgeting atau keuangan. Walaupun umumnya hal ini masuk dalam ranah akuntansi, namun secara tidak langsung, pihak administrasi, juga ikut memberikan sumbangsihnya dalam bidang tersebut. dalam hal ini adalah membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri. Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran, dan perencanaan anggaran itu sendiri.
Tips Menjadi Staff Administrasi yang Baik
Keberadaan staff administrasi tentu membuat pekerjaan di kantor terasa lebih ringan karena tugasnya berkenaan dengan manajemen perusahaan. Pekerjaan jiga bisa terbagi secara efektif dan efisien. Tugas-tugas kantor juga bisa terselesaikan dengan baik karena adanya manajemen yang tepat.
Selain itu, kerja sama dengan divisi lain bisa lebih terarah dan terstruktur dengan karena pengaturannya tepat. Pengarsipan dokumen juga terorganisir dengan baik dan bisa memudahkan semua divisi untuk bekerja.
Agar fungsi-fungsi tersebut dapat berjalan dengan baik, ada beberapa tips yang bisa dilakukan oleh staff administrasi. Diawali dengan staff administrasi perlu menjaga hubungan baik dengan sesama rekan kerja. Staff administrasi juga harus bisa mengoperasikan aplikasi yang efektif.
Selain itu, staff administrasi ada baiknya membuat daftar kegiatan dan membuat skala prioritas kerja. Tak boleh ketinggalan, staff harus disiplin waktu dan senantiasa menjaga kesehatan diri sendiri.
Itulah informasi mengenai cara kerja administrasi dan tugas-tugas administrasi. Setelah membaca ulasan di atas, apakah Anda tertarik bekerja di bidang administrasi?